Integritetspolicy

Senast uppdaterat: 2024-04-03

Kontaktuppgifter vid frågor: support@wesoft.se

Definitioner

I denna Integritetspolicy används följande termer:

Med “WeSoft” avses tech by WeSoft AB med organisationsnummer: 559341–1415 och med adress Östra Torggatan 8, 652 24 Karlstad (även under benämningen ”vi”, ”oss” nedan)
Med “Bolaget” avses den bolag som ingått Tjänsteavtal med WeSoft.
Med ”Användare” avses en fysisk person som arbetar för Bolaget och i den egenskapen använder WeSofts mjukvara.
Med ”Extern användare” avses en fysisk person som interagerar med WeSofts mjukvara såsom potentiell eller aktiv kund till Bolaget, eller företrädare för sådan kund.

Bakgrund

Den information vi samlar in om dig som Användare lämnar du huvudsakligen själv ifrån dig i samband med att företaget där du arbetar ingår avtal med oss och använder våra tjänster.

För dig som använder våra tjänster som Extern användare, gäller villkoren enligt vårt Personuppgiftsbiträdesavtal.

Inledning och syfte

För oss på WeSoft är ditt förtroende av största vikt. Detta förtroende utgör grunden för vår verksamhet. Du som Användare ska alltid kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. För att informera om hur vi behandlar personuppgifter har vi upprättat den här Integritetspolicyn. Integritetspolicyn utgår från gällande rätt och förtydligar hur vi arbetar för att tillvarata dina rättigheter och värna om din integritet. Denna Integritetspolicy beskriver hur vi hanterar personuppgifter inom ramen för vår verksamhet.

Vi jobbar ständigt med att förbättra vår verksamhet, därför kan Integritetspolicyn komma att ändras från en tid till annan. Vi kan komma att uppdatera Integritetspolicyn till följd av förändringar i den juridiska, tekniska eller affärsmässiga utvecklingen. Du kan se när den senaste uppdaterades genom att kontrollera datumet längst upp i denna Integritetspolicy.

Syftet med Integritetspolicyn är att du som Användare ska veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan tillvarata dina rättigheter. Vi strävar efter att vara transparenta med hur vi använder dina personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

WeSoft är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter – de personuppgifter som Bolaget delar med WeSoft om dig som Användare.

Vår användning av dina personuppgifter

Vi måste använda dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster. Personuppgifter används primärt för att:

Du som Användare ska kunna besöka vår webbplats
Vi ska kunna tillhandahålla och administrera våra tjänster
Vi ska kunna ge den support du som Användare behöver
Vi ska kunna skicka ut nyhetsbrev till dig
Vi ska kunna efterleva tillämplig och gällande lagstiftning
Vi ska kunna tillvarata rättsliga anspråk eller på grund av en rättslig förpliktelse

De kategorier av personuppgifter som behandlas vid användandet av våra tjänster är:

Kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning.
Inloggnings- och användaruppgifter såsom e-postadress, användar-ID, lösenord och IP-adress.
hur Användare använder funktionerna, vilka tidpunkter Användare loggar in och ut, från vilken enhet användare loggar in m.m.

Särskilt avseende att kunna besöka vår webbplats

Vi behöver behandla din IP-adress för att du ska kunna vistas på vår webbplats. När du skriver in en adress till en webbplats i din webbläsare skapas ett anrop som skickas ut på internet. Anropet passerar våra routrar på sin väg till vår webbplats. Vi lagrar en textfil (en cookie) i din webbläsare för att samla in information om användandet av vår webbplats, under tiden för besöket. Vi har ett berättigat intresse av att du och andra personer som är intresserade av våra tjänster ska kunna surfa på vår webbplats för att kunna ta del av våra tjänster. Din IP-adress behandlas enbart under tiden för ditt besök på vår webbplats och raderas så snart du stänger ner din webbläsare.

Vi använder Googles statistikverktyg Google Analytics i syfte att mäta vad du som besökare gör (klickar) när du besöker vår webbplats. Google placerar egna cookies för att fungera och din användning samt IP-adress kommer att skickas till och lagras på Googles servrar. Notera dock att IP-anonymisering sker för att göra IP-adressen mer anonym innan den skickas till Google. Denna information används bara i syfte att utvärdera hur vår webbplats används och grundar sig på ditt samtycke. Din IP-adress lagras i två (2) år från ditt besök på vår webbplats.

Särskilt avseende att tillhandahålla och administrera våra tjänster

Personuppgifterna behövs för att du som Användare ska kunna nyttja våra tjänster. Vi behöver behandla denna information för att utföra och tillhandahålla våra tjänster till dig som Användare. WeSoft använder även Kontaktuppgifter för att kunna ge support och för att kunna kommunicera med dig som Användare och för att lagra vår kommunikation.

Kontaktuppgifter som behandlas i samband med kontakt med WeSoft support kan variera i mängd och typ beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, online-identifikationer och företagsuppgifter. Ärendet i sig kan innehålla personuppgifter som Bolaget valt att dela med WeSoft.

Behandlingen grundar sig på fullgörande av avtal – för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som Användare enligt avtal.

Personuppgifterna sparas så länge det finns en kundrelation och upp till tolv (12) månader efter kundrelationens utgång, därefter gallras (raderas) personuppgifterna som lagrats för detta ändamål.

Särskilt avseende utskick av nyhetsbrev

Vi kan använda dina Kontaktuppgifter för att kunna ge dig uppdaterad information om våra tjänster och övriga erbjudanden samt för att skicka ut nyhetsbrev.

Vi har ett berättigat intresse av att kunna marknadsföra och sälja våra tjänster samt kommunicera målgruppsanpassade erbjudanden och bibehålla en god kundkontakt.

För detta ändamål sparar vi uppgifterna i tolv (12) månader från det att tjänsten utfördes.

Särskilt avseende att följa tillämplig och gällande lagstiftning

WeSoft använder Kontaktuppgifter för att bokföra och fakturera, ta betalt och för att redovisa våra ekonomiska uppgifter.

Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse och lagras i enlighet med bokföringsregler.

Kontaktuppgifterna bevaras fram till och med det sjunde (7) året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades i enlighet med bokföringslagen.

Särskilt avseende att tillvarata rättsliga anspråk eller på grund av en rättslig förpliktelse

WeSoft använder Personuppgifter som har behandlats i och med att Bolaget du är anställd på har ingått avtal med oss. Vi behöver behandla denna information för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser enligt lag, författning, myndighetsföreskrift och riktlinjer. Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. För att uppfylla lagkrav som finns så behöver vi behandla dessa uppgifter. Dessa lagkrav kan exempelvis vara skatterättsliga eller enligt bokförings-förpliktelser som ovan nämnts. Vi kommer behandla personuppgifterna för den tid som påkallas av den rättsliga förpliktelsen.

Vid en eventuell tvist kan vi använda dina personuppgifter för att utreda, bemöta eller fastställa rättsliga anspråk eller tvister relaterat till ditt användande av våra tjänster eller vårt avtalsförhållande i övrigt. Vi har ett berättigat intresse av att tillvarata våra rättigheter. Vi kommer behandla personuppgifterna för detta ändamål under den tid som påkallas tills det rättsliga anspråket har fastställts och beslut/dom vunnit laga kraft.

Vilka vi delar dina personuppgifter med

WeSoft delar endast dina personuppgifter i det fall det är nödvändigt för vår verksamhet. Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen och affärspartners för att uppfylla ändamålen, så som med vår IT-leverantör (vi använder IT-leverantör, vilket är nödvändig för att vi ska kunna leverera vår tjänst) och vår hemsideleverantör. För mer information om våra affärspartners ber vi dig kontakta oss på support@wesoft.se.

Vidare lämnas personuppgifter ut till underleverantörer, till exempel systemleverantörer som WeSoft anlitar för att utföra en tjänst. Sådana underleverantörer är Personuppgiftsbiträden till WeSoft.

Myndigheter och rättsväsende – Vi kan dela dina personuppgifter när vi, i god tro, anser att det är nödvändigt för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att besvara rättsliga anspråk. Vi kan också dela dina personuppgifter när vi, i god tro, misstänker att det är nödvändigt med hänsyn till nationell säkerhet, polis- och underrättelseverksamhet eller för att undvika dödsfall eller personskada, förutsatt att dessa intressen inte övervägs av dina rättigheter och friheter för skydd av dina personuppgifter.

Vi kan också lämna ut personuppgifter till utomstående då det särskilt överenskommits mellan oss och dig, då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina eller våra rättigheter, eller om det är nödvändigt för att vi ska fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol.

Överföringar utanför EU/EES

WeSoft strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan vi komma att överföra dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. I dagsläget kan vi komma att överföra dian personuppgifter till Amazon Web Services, Inc. i USA. Företaget är certifierat enligt EU-U.S Data Privacy Framework och enligt Europeiska kommissionen är skyddsnivån därför adekvat.

Om vi överför dina personuppgifter till länder utanför EU/ESS kommer vi att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES. Detta kan innebära att signera godkända standardavtalsklausuler (SCC) beslutade av EU-kommissionen eller inhämta ditt uttryckliga samtycke för överföringen. Vi kommer inte att sälja personuppgifter till någon annan part.

Säkerhet vid behandling av personuppgifter

Din säkerhet är viktig för oss. WeSoft ansvarar enligt gällande rätt för att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet. WeSofts system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av uppdraget. WeSoft är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. WeSoft analyserar och utvärderar regelbundet åtgärderna i syfte att skyddet för dina uppgifter ska bli så säkert som möjligt. WeSofts medarbetare, uppdragstagare och leverantörer är skyldiga att följa WeSofts regler, Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

Rättigheter som registrerad

Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men i de fall behandlingen stöder sig på fullgörande av avtal måste vi ha dina uppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden. Om du inte lämnar dina personuppgifter finns det risk för att vi inte kan åta oss förpliktelser enligt avtal.

Vi kan be om ditt samtycke för att behandla vissa av dina personuppgifter. Du är inte skyldig att ge ett sådant samtycke om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för de specificerade ändamålen. Du kan återkalla ditt samtycke närsomhelst genom att kontakta oss. Om du återkallar ditt samtycke är återkallandet giltigt från tidpunkten för återkallandet och det påverkar inte behandling som vi utfört under tiden innan återkallelsen skedde.

När vi behandlar personuppgifter om dig har du som registrerad flera rättigheter. Du har rätt att när som helst ta kontakt med oss gällande dessa, och om du vill utöva någon av rättigheterna som beskrivs nedan når du oss enklast på support@wesoft.se.

Rätt till information – Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Rätt till tillgång – Du har rätt att vända dig till oss och begära att få veta vad för personuppgifter vi behandlar om dig och begära en kopia av dessa (rätten att begära registerutdrag).

Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga, ofullständiga eller inaktuella uppgifter rättade och komplettera med korrekta uppgifter. Du har också som huvudregel rätt att få information om vart vi har inhämtat den felaktiga uppgiften.

Rätt till radering – Under vissa förutsättningar har du rätt att få dina uppgifter raderade (rätten att bli bortglömd). Radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat.

Rätt till begränsning av behandling – Under vissa förutsättningar har du rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas.

Rätt att göra invändningar – Under vissa förutsättningar har du rätt att invända mot behandling av personuppgifter som utförs i syfte att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning. Du har således rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring.

Rätt till dataportabilitet – Under vissa omständigheter har du rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt använt och maskinläsbart format och föra över de personuppgifter som du själv har lämnat till WeSoft till en annan verksamhet/personuppgiftsansvarig.

Rätt till återkallelse av samtycke – Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke för fortsatt behandling av de personuppgifter som WeSoft behandlar med sådan rättslig grund.

Rätt att inge klagomål – Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Du kan läsa mer om detta på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats https://www.imy.se/.