ISQM 1 i praktiken – så håller revisionsbyrån kvalitetsstyrningssystemet levande

ISQM 1 är ett arbetssätt – inte ett dokument

För många revisionsbyråer blev införandet av ISQM 1 först ett dokumentationsprojekt. Det var naturligt: kvalitetsmål skulle formuleras, risker identifieras och motåtgärder beskrivas. Men när grundstrukturen väl är på plats börjar den viktigare frågan: hur håller man kvalitetsstyrningen levande under året?

Nyckeln är att behandla kvalitetsstyrningssystemet som en löpande process, inte som en årlig checklista. Det innebär att mål, risker, ansvar, aktiviteter, övervakning och brister behöver hänga ihop och uppdateras när verksamheten förändras.

Erfarenheter efter två år med ISQM 1

Det här är inte bara en teoretisk utmaning. I krönikan Lärdomar efter två år med ISQM1 summerar auktoriserade revisorn och kvalitetsstyrningsexperten Kristofer Block sina erfarenheter efter att bland annat ha hjälpt över 100 revisionsbyråer med att upprätta kvalitetsstyrningssystem och utbildat fler än 300 kvalitetsansvariga.

”Byråerna följer till största del ISQM1 för att de måste, inte för att det är klokt att arbeta systematiskt med kvalitet.”

Kristofer Block, Balans

Hans sammanfattning pekar på flera återkommande problem som är särskilt relevanta när kvalitetsstyrningen ska fungera i vardagen:

• riktlinjer och policy får inte alltid genomslag i det dagliga arbetet,
• dokumentationen av byråns processer är ofta bristfällig,
• det finns osäkerhet kring skillnaden mellan motåtgärder, övervakningsåtgärder och åtgärder vid identifierade brister,
• iakttagelser och brister dokumenteras inte alltid löpande och grundorsaksanalyser riskerar därför att utebli.

Det förstärker en central lärdom: ett kvalitetsstyrningssystem skapar värde först när det används som en del av byråns löpande styrning. Dokumentationen är nödvändig, men det är uppföljningen, ansvarsfördelningen och förbättringsarbetet som gör systemet levande.

1. Börja i kvalitetsmålen

Kvalitetsmål bör vara tillräckligt konkreta för att kunna kopplas till risker och aktiviteter. Ett mål som bara uttrycker en ambition är svårt att följa upp. Försök i stället beskriva vilket tillstånd byrån vill uppnå och varför det är viktigt.

När ett mål förändras bör ni också kontrollera vilka risker, motåtgärder och aktiviteter som påverkas. Det är just kopplingarna mellan delarna som gör systemet användbart i praktiken.

2. Gör riskbedömningen till en levande process

Riskbedömningen bör uppdateras när det sker förändringar i exempelvis organisation, kompetens, kundstruktur, IT-miljö, tjänsteutbud eller externa krav. Det är ofta mer effektivt att göra mindre uppdateringar löpande än att försöka rekonstruera hela året inför årsutvärderingen.

3. Översätt motåtgärder till faktisk aktivitet

En motåtgärd skapar inget värde förrän någon vet vad som ska göras, av vem och när. Därför bör varje återkommande eller konkret åtgärd kunna kopplas till ansvarig person, tidpunkt och uppföljning.

Det är här många Excel-baserade lösningar börjar bli svåradministrerade. Informationen finns, men den är uppdelad mellan flikar, kommentarer, kalendrar och andra dokument.

4. Följ upp under året

Ledning och kvalitetsansvarig bör regelbundet kunna se vad som är genomfört, vad som är försenat och vilka frågor som kräver beslut. En enkel rytm kan vara att följa upp kvalitetsaktiviteter månadsvis eller kvartalsvis och göra en mer omfattande genomgång inför årsutvärderingen.

5. Dokumentera iakttagelser och brister där de uppstår

Iakttagelser från intern övervakning, avslutade uppdrag, klagomål, kompetensfrågor eller andra kontroller bör fångas löpande. Om en iakttagelse bedöms vara en brist behöver det framgå hur den ska åtgärdas och följas upp.

6. Låt årsutvärderingen bli en summering – inte ett detektivarbete

Om mål, risker, åtgärder, aktiviteter och iakttagelser har uppdaterats under året blir årsutvärderingen betydligt enklare. Underlaget finns redan samlat och ledningen kan fokusera på bedömningen i stället för att leta efter dokumentation.

Från Excel till ett levande kvalitetsstyrningssystem

För en mindre byrå kan Excel fungera långt. Men när fler personer, aktiviteter och uppföljningspunkter ska hållas ihop ökar behovet av struktur och spårbarhet.

WeComply är WeSofts system för kvalitetsstyrning enligt ISQM 1 och nästa generation av ISQMonline. Systemet är byggt för att samla kvalitetsmål, risker, motåtgärder, aktiviteter, övervakning och årlig utvärdering i samma arbetsflöde.

Läs även: ISQMonline blir en del av WeSoft.